CHAPITRE 6

Communication et perfectionnement professionnel

Philosophie de communication

Stone Tile privilégie une stratégie porte ouverte où les employés sont encouragés à communiquer directement avec leur superviseur et les autres membres de la direction peu importe leurs questions et préoccupations afin :

• De développer et maintenir une ambiance de franchise, d’intégrité, de respect mutuel et de confiance.

• D’atteindre une cohésion d’entreprise globale au niveau des objectifs et des actions. 

• D’assurer que les employés sont conscients des attentes en termes de rendement

Normalement, si une personne a un problème, une question ou une plainte dans le cadre de son travail, elle devrait en discuter avec son superviseur immédiat. La solution la plus simple, rapide et satisfaisante est souvent à ce niveau. Si ces discussions ne donnent pas le résultat escompté ou ne résolvent pas le problème de façon satisfaisante, la plainte ou les questions peuvent être adressées, à l’oral ou à l’écrit, à une personne d’un échelon hiérarchique supérieur. Si la question implique personnellement un superviseur ou un gestionnaire avec qui l’employé discuterait ordinairement du problème, l’employé devrait contourner cette personne et s’adresser à une personne de niveau supérieur sans crainte de représailles. Ou encore, communiquer avec un membre des ressources humaines pour obtenir des conseils.  

De plus, des voies de communication officielles régulières, telles l’Intranet, des notes de service, des communiqués et des réunions, sont établies pour assurer que tous les employés sont au courant des activités de Stone Tile. Des babillards sont situés dans notre lieu de travail où des avis, des renseignements de santé et sécurité, des informations sur l’entreprise et des annonces spéciales sont affichés. Les babillards doivent être utilisés à des fins administratives et les employés doivent s’abstenir d’y afficher du matériel non autorisé. Nous vous encourageons à consulter l’Intranet et les babillards régulièrement.

Évaluation du rendement

Un élément important de nos initiatives de relation avec les employés est notre programme d’évaluation du rendement, qui est aujourd’hui une responsabilité clé de nos dirigeants. Les employés et les gestionnaires sont encouragés à discuter librement de rendement et d’objectifs au travail sur une base quotidienne. Le programme d’évaluation du rendement est en place afin que vous et votre superviseur puissiez discuter de vos tâches de façon plus approfondie, identifier et corriger les lacunes, encourager et reconnaître les forces et discuter d’approches positives et intentionnelles de remplir les objectifs. Ainsi, vous aurez l’occasion de discuter de votre rendement au travail avec votre gestionnaire deux fois par année.  

Au moins deux fois par année, le rendement de employés doit faire l’objet d’une révision écrite par leur gestionnaire. L’évaluation du rendement est partagée avec l’employé et signée par le gestionnaire et l’employé. La signature de l’employé accuse réception de l’évaluation et non pas nécessairement que l’employé est d’accord avec l’évaluation. Tous les renseignements sont consignés au Formulaire d’évaluation du rendement.

Le but de Stone Tile est d’appuyer un excellent rendement de la part de chaque employé. Dans les cas où le rendement ne répond pas aux attentes, le gestionnaire travaillera avec l’employé et offrira du mentorat afin d’identifier et d’adresser les problèmes et au besoin, documentera un plan formel pour adresser les écarts à l’aide d’un plan d’amélioration du rendement. Vos évaluations de mi-année et de fin d’année ne devraient contenir aucune surprise ; il s’agit d’un sommaire de toute la rétroaction que vous avez reçue sur une base régulière.

Transferts et promotions

ILa politique de Stone Tile est d’offrir des promotions à l’interne, lorsque possible, et de fournir son soutien et sa coopération afin que chaque employé puisse atteindre son plein potentiel. Si un poste devient vacant au sein de l’entreprise, les employés sont encouragés à soumettre une demande afin d’être considérés. Les personnes qui ont exprimé leur intérêt pour le poste et qui ont démontré qu’elles possèdent les connaissances, les aptitudes, les habiletés et les qualifications pertinentes requises pour le poste seront considérées avant que nous embauchions à l’externe.

La décision d’offrir une promotion sera basée sur le dossier complet de l’employé, incluant :

Connaissances, aptitudes et habiletés Qualifications pertinentes      Dossier disciplinaire

Dossier de présences                          Expérience pertinente             Service à la clientèle

Coopération avec ses collègues          Efficacité / Précision              Éducation

Formation et perfectionnement professionnel

Stone Tile appuie la prestation de programmes de formation et de perfectionnement professionnel pour les employés afin d’améliorer l’efficacité et la productivité de ses employés. Des formations et des programmes de perfectionnement liés au poste seront offerts pour stimuler l’ambition et l’atteinte des objectifs. La direction est responsable de motiver chaque employé et de favoriser son épanouissement par l’entremise de reconnaissance, de promotions et de possibilités d’avancement.

De plus, chaque service est responsable de la formation en cours d’emploi et/ou toute formation spécialisée nécessaire à l’exécution d’une tâche ou d’un poste particulier. La formation peut être offerte à l’interne par un gestionnaire ou une personne qui possède les connaissances spécialisées. Si une personne à l’emploi de Stone Tile est intéressée ou exige une formation externe ou des cours liés à leur emploi, l’entreprise peut, à son entière discrétion, couvrir la totalité ou une partie des frais d’inscription. Le coût des manuels ou autres fournitures pour le cours n’est pas admissible au remboursement.

STNN

STNN (Stone Tile National Network) est le réseau national de Stone Tile. Toutes les communications à l’échelle de l’entreprise sont partagées sur ce réseau. Les renseignements tels les nouveaux employés, les dernières nouvelles sur l’entreprise, les résultats de sondages auprès des employés, les événements à venir, les documents et annonces des RH et les répertoires téléphoniques sont disponibles sur STNN.

Se présenter au travail

Il est attendu que les employés se présentent au travail selon l’horaire prévu, à l’heure et prêts à travailler. Les employés doivent être habillés de façon convenable pour le travail lorsqu’ils pointent leur arrivée. Si pour quelque raison que ce soit, l’employé ne peut se rendre au travail, il doit en aviser son superviseur ou gestionnaire au moins une (1) heure avant le début de leur quart. Vous pouvez aussi communiquer avec le service des ressources humaines au 416-515-9000 poste 3237 ou 3420.

Tout employé qui s’absente pour une période de trois (3) jours doit fournir une attestation médicale d’un médecin à leur retour au travail. De plus, Stone Tile se réserve le droit de demander une attestation médicale ou une autre documentation complémentaire ou une explication de l’absence. L’absentéisme sans raison médicale ou la mauvaise représentation de la raison pour toute absence peut résulter en des mesures disciplinaires, allant jusqu’au licenciement motivé, conformément à la politique de discipline progressive.

Se présenter en retard ou quitter le lieu de travail au cours de la journée de travail

La communication va dans les deux sens. Si vous devez arriver en retard pour votre quart ou quitter pendant la journée de travail, soit pour des raisons d’affaires ou toute autre raison, veuillez en aviser votre superviseur immédiat ou un gestionnaire de niveau supérieur si votre superviseur n’est pas disponible. Stone Tile encourage fortement et s’attend à ce que ses employés prennent leurs rendez-vous personnels en dehors des heures de travail et informent Stone Tile de tels rendez-vous et de donner le plus long préavis possible. Les arrivées tardives non prévues ou les départs précoces peuvent donner lieu à des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement motivé, conformément à la politique de discipline progressive.

Dossier d’emploi

Tous les employés doivent informer le service des ressources humaines, par écrit, de tout changement d’adresse, de numéro de téléphone, d’informations bancaires, de personne à contacter en cas d’urgence et/ou toute coordonnée personnelle pertinente. Ces renseignements sont nécessaires au maintien de nos dossiers d’employés et requis en cas d’urgence et aux fins de la programmation de l’horaire de travail.

De plus, toute modification au permis de conduire, aux certificats de métier ou certificats reliés au poste chez Stone Tile doit être communiquée aux ressources humaines afin de maintenir le dossier d’emploi à jour.

Politique d’utilisation des ordinateurs

La politique et les directives suivantes ont été établies afin de :

·        Protéger les informations contenues dans les systèmes de l’entreprise.

·        Réduire les risques d’affaires et juridiques.

Le champ d’application de cette politique assure que tous les employés, représentants et consultants utilisent les biens informatiques de l’entreprise de façon appropriée et que seuls les logiciels autorisés sont utilisés.

L’accès aux systèmes et aux ressources informatiques est fourni aux employés, représentants et consultants au profit de l’entreprise et de ses clients. Toute communication électronique effectuée dans les systèmes qui appartiennent à Stone Tile est la propriété de l’entreprise et sujet au suivi, à l’archivage et/ou à la surveillance à la discrétion des dirigeants du service des TI, sans avis ni consentement. Il n’y a aucune confidentialité implicite associée aux médias numériques, au courrier électronique ou à l’utilisation de l’internet.   

 PROCÉDURES

  • Un employé qui utilise des ordinateurs appartenant à l'entreprise doit :

    1. S'assurer que toutes les communications sont menées de manière professionnelle et qu'elles n'interfèrent pas avec sa productivité.

    2. Être responsable du contenu de tous les textes, sons ou images qu'il place ou envoie sur Internet ou qu'il stocke sur le réseau ou sur son ordinateur local. Toutes les communications doivent être accompagnées du nom de l'employé.

    3. Ne pas transmettre de matériel protégé par des droits d'auteur sans autorisation.

    4. Ne pas télécharger, copier ou installer tout logiciel sans l'autorisation écrite de la direction du département informatique.

    5. Connaître et respecter toutes les politiques applicables de l'entreprise en matière de sécurité et de confidentialité des dossiers de l'entreprise.

    6. Ne pas tenter d'accéder ou de modifier des informations stockées sur un ordinateur auquel il n'aurait pas normalement accès dans le cadre de ses fonctions au sein de l'entreprise.

    7. Toutes les informations relatives aux clients doivent être traitées de manière confidentielle. Les informations relatives aux clients ne doivent être communiquées à personne à des fins non autorisées par l'entreprise. Dans la mesure du possible, il convient d'éviter la transmission électronique des informations relatives aux clients. S'il est nécessaire de transmettre des informations sur les clients pour une raison légitime, les employés sont tenus de prendre des mesures pour s'assurer que les informations ne sont transmises qu'à la personne autorisée à les recevoir, et uniquement pour un usage légitime autorisé par l'entreprise.

    8. Ne pas introduire sciemment un virus informatique dans les ordinateurs de l'entreprise.

    9. Ne pas charger de disquettes, de CD, de DVD, de lecteurs USB ou d'autres supports d'origine inconnue.

    10. Tout employé ou collaborateur qui soupçonne que son poste de travail a été infecté par un virus doit contacter IMMÉDIATEMENT la direction du département informatique.

    11. Être responsable de toutes les transactions informatiques effectuées à l'aide de son identifiant et de son mot de passe.

    12. Ne pas divulguer les mots de passe à d'autres personnes.

    13. S'assurer que les mots de passe sont changés immédiatement si l'on soupçonne qu'ils ont pu être connus d'autres personnes.

    14. Ne pas enregistrer les mots de passe n'importe où, sauf si des efforts sont faits pour protéger la méthode d'enregistrement, par exemple en utilisant une feuille de calcul cryptée et protégée par un mot de passe.

    15. Verrouiller ou déconnecter son poste de travail lorsqu'il laisse le système sans surveillance, ou à la fin de la journée avant de quitter le bureau.

    16. Ranger les disquettes et autres supports électroniques hors de vue lorsqu'ils ne sont pas utilisés. S'ils contiennent des données très sensibles ou confidentielles, ils doivent être mis sous clé.

    17. Ne pas diffuser de musique ou de vidéos sur Internet sur leurs ordinateurs.

    18. Éviter d'exposer le matériel à des risques environnementaux tels que la nourriture, la fumée, les liquides, l'humidité élevée ou faible, et la chaleur ou le froid extrêmes.

    19. Ne pas procéder à l'installation, à la déconnexion, à la modification ou au déplacement d'équipements informatiques sans y avoir été invité par écrit par le service informatique.

    20. Veiller à la protection des équipements électroniques de valeur qui leur sont confiés. Les employés qui négligent cette tâche seront tenus responsables de toute perte ou de tout dommage qui en résulterait.

  • Les cadres assument toutes les responsabilités générales des employés/associés ainsi que :

    1. Veiller à ce que l'ensemble du personnel concerné ait connaissance de la présente politique et s'y conforme.

    2. Créer des normes de performance, des pratiques de contrôle et des procédures appropriées, conçues pour fournir une assurance raisonnable que tous les employés respectent cette politique.

    3. Les directeurs et les superviseurs doivent informer rapidement le responsable informatique lorsqu'un employé quitte l'entreprise ou est transféré dans un autre service, afin que son accès puisse être révoqué ou modifié en conséquence.

    4. Les licenciements involontaires doivent être signalés en même temps que le licenciement, mais le fait d'informer le département informatique avant le départ d'un employé permet de s'assurer qu'il n'y a pas de destruction non autorisée de données.

  • Le département informatique assumera les responsabilités supplémentaires suivantes :

    1. Élaborer et maintenir les normes et procédures nécessaires pour assurer la mise en œuvre et le respect des présentes directives politiques.

    2. Fournir un soutien et des conseils appropriés pour aider les employés à s'acquitter des responsabilités qui leur incombent en vertu de la présente directive.

    3. Contrôler et administrer les transmissions électroniques de données et d'informations pour le courrier électronique, la navigation sur le web et l'utilisation de fichiers, selon ce qui a été déterminé.

    4. Il peut conserver des copies de toutes les communications numériques sous forme d'archives à des fins historiques et juridiques.

 LA NAVIGATION SUR LE WEB ET L’UTILISATION DU COURRIEL

Les utilisateurs doivent se conduire d’une manière qui convient à un représentant de l’entreprise et être conscients que les communications électroniques ne sont pas nécessairement sécurisées, privées ou chiffrées de bout en bout lors de la transmission. Bien que l’entreprise s’efforce d’atténuer les risques d’interception de documents électroniques, une fois que la correspondance a quitté nos systèmes, nous n’avons plus aucun contrôle. Si un courriel ou un document d’affaires exige une transmission ou une réception hautement sécurisée, vous devez en informer le service des TI.  

UTILISATION DES BIENS INFORMATIQUES

Utilisation acceptable

Les employés et les représentants sont responsables d’utiliser l’internet de façon efficace, éthique et légitime, en conformité avec les politiques et les directives de l’entreprise. Voici certains exemples d’une utilisation acceptable :

·        Utilisation de navigateurs web pour obtenir des renseignements commerciaux sur des sites web.

·        Utilisation d’outils de recherche web comme Google, Bing et Yahoo.

·        Accès à des outils de cartographie comme Google Maps ou Yahoo Maps.

·        Accès à des bases de données pour obtenir des renseignements, au besoin.

·        Utilisation du courrier électronique pour communiquer avec des contacts d’affaires.

Utilisation inacceptable

Il est interdit aux employés d’utiliser les outils de TI à des fins illégales, immorales, préjudiciables à l’entreprise ou non productives. Voici certains exemples d’une utilisation inacceptable :

·        Envoyer ou réacheminer une chaîne de courriel, c.-à-d. des messages qui contiennent des instructions de faire suivre à d’autres.

·        Diffuser un courriel à plus de 15 destinataires ou à plus d’une liste de distribution dont l’objet n’est pas à des fins professionnelles.

·        S’abonner à des listes de diffusion qui ne sont pas reliées au travail, comme des sites de coupons ou d’alertes de ventes. 

·        Utilisation excessive du courriel à des fins personnelles, avec d’autres employés ou des personnes externes.

·        Exploiter sa propre entreprise avec des ressources de l’entreprise.

·        Transmettre tout contenu qui est offensant, harcelant ou frauduleux.

·        Utiliser des logiciels de partage de fichiers poste à poste.

·        Distribuer du matériel ou des images pornographiques, pour adultes ou choquantes.

·        Toute activité de pari en ligne.  

Téléchargement de fichiers

Le téléchargement de fichiers provenant de l’Internet n’est pas permis à moins d’être spécifiquement autorisé par écrit par le service des TI. Des exceptions peuvent être accordées au cas par cas, en fonction des besoins de l’entreprise.

 

DROITS D’AUTEUR ET CONTRATS DE LICENCE

La politique de l’entreprise est de respecter toutes les lois en matière de propriété intellectuelle. Il est interdit d’utiliser tout logiciel sans licence sur l’équipement ou les biens informatiques de l’entreprise.

 

APPLICATIONS APPROUVÉES

Vous trouverez ci-dessous la liste de programmes que les employés peuvent installer sur leurs appareils :

EazyZip et/ou WinZip                   CutePDF Writer                                Adobe Acrobat Reader

Microsoft Windows Media Player             QuickTime                            *lecteur de livres numériques

**Microsoft Office                     BlackBerry Desktop          ^logiciel de sécurité Symantec Endpoint

^^Internet Explorer                                      Sage Business Vision (BV)              Google Earth

* lecteur de livres numériques : ceci inclut Microsoft Reader, Palm Reader et autres applications tierces qui permettent aux utilisateurs de télécharger des textes reliés à leur travail à leur appareil local.  

** Progiciel Microsoft Office incluant : Word, Excel, Outlook, Publisher, PowerPoint Viewer et au besoin Access et PowerPoint

^ Logiciel de sécurité Symantec Endpoint ; aucun utilisateur n’est autorisé à le désinstaller ou à le modifier, de quelque façon que ce soit, en tout temps.

^^ Internet Explorer est le seul navigateur web supporté par l’entreprise, et uniquement sur les systèmes dont l’entreprise est propriétaire.

  

APPLICATIONS INTERDITES

Bien qu’il ne s’agisse pas d’une liste exhaustive, les applications suivantes ne peuvent être téléchargées sur les ordinateurs de l’entreprise, à moins d’une approbation préalable des TI :

Kazaa                                        iMesh                                                         Morpheus (toutes versions)

LineWire                                       Grokster                                                                       BearShare

Gator                                             ZoneAlarm                                                             MSN Messenger

AOL Instant Messenger            Yahoo Messenger                                                      ICQ

Google Messenger  Logiciel de partage de fichiers pair à pair (P2P) Tout écran de veille d’un tiers

Jeux

À NOTER :

L’utilisation de tout logiciel P2P ou de messagerie instantanée sans avoir obtenu une approbation préalable par écrit du gestionnaire des TI est strictement interdite. 

 

VIOLATIONS

La violation de ces politiques et ces directives résultera en une suspension immédiate de votre accès au réseau et au courrier électronique jusqu’à l’exécution d’un examen de la situation. Toute violation peut mener à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi. 

 

ÉCLAIRCISSEMENTS

Si vous avez besoin d’éclaircissements, veuillez communiquer avec votre superviseur immédiat pour des explications. S’il ou elle ne peut répondre à votre question, vous serez référé au service des TI pour des éclaircissements additionnels.

 

RECONNAISSANCE ET ACCEPTATION

Veuillez vous référer à l’Annexe pour de plus amples renseignements et pour signer les formulaires d’acceptation liées aux systèmes et procédures de technologie de l’information et des communications. 

Politique d'accès à distance

Objectif

L'objectif de cette politique est de définir les normes de connexion au réseau de Stone Tile International (ou " Stone Tile ") à partir de n'importe quel hôte. Ces normes sont conçues pour minimiser l'exposition potentielle de Stone Tile aux dommages pouvant résulter de l'utilisation non autorisée des ressources de Stone Tile. Les dommages comprennent la perte de données sensibles ou confidentielles de l'entreprise, la propriété intellectuelle, l'atteinte à l'image publique, l'atteinte aux systèmes internes critiques de Stone Tile, etc.

Champ d'application

Cette politique s'applique à tous les employés, sous-traitants, fournisseurs et agents de Stone Tile disposant d'un ordinateur ou d'un poste de travail appartenant à Stone Tile ou à un particulier et utilisé pour se connecter au réseau de Stone Tile. Cette politique s'applique aux connexions d'accès à distance utilisées pour effectuer des travaux au nom de Stone Tile, y compris la lecture ou l'envoi de courriers électroniques et la consultation de ressources web intranet.

Les implémentations d'accès à distance couvertes par cette politique comprennent, sans s'y limiter, les connexions directes, les modems d'entrée, les relais de trame, le RNIS, le DSL, le VPN, le SSH, les modems câblés, etc.

Politique

  • 1. Il est de la responsabilité des employés, entrepreneurs, vendeurs et agents de Stone Tile ayant des privilèges d'accès à distance au réseau d'entreprise de Stone Tile International de s'assurer que leur connexion d'accès à distance est considérée de la même manière que la connexion de l'utilisateur sur le site de Stone Tile.

    2. L'accès général à l'Internet à des fins récréatives par les membres de la famille immédiate via le réseau Stone Tile sur des ordinateurs personnels n'est PAS autorisé. L'employé du carreau de pierre est responsable de s'assurer que les membres de sa famille n'enfreignent pas les politiques du carreau de pierre, n'effectuent pas d'activités illégales et n'utilisent pas l'accès pour des intérêts commerciaux extérieurs. L'employé de Stone Tile est responsable des conséquences d'une mauvaise utilisation de l'accès.

    3. Veuillez consulter les politiques suivantes pour plus de détails sur la protection des informations lors de l'accès au réseau de l'entreprise par des méthodes d'accès à distance et sur l'utilisation acceptable du réseau de Stone Tile :

    a. Politique de sécurité de l'information

    b. Politique en matière de communications sans fil

    c. Politique d'utilisation des ordinateurs

    4. Pour de plus amples informations sur les options de connexion d'accès à distance de Stone Tile, y compris sur la manière de commander ou de déconnecter le service, les comparaisons de coûts, le dépannage, etc.

  • 1. L'accès à distance sécurisé doit être strictement contrôlé. Ce contrôle est assuré par le protocole SSL et des phrases de passe fortes. Pour plus d'informations sur la création d'une phrase de passe forte, voir la politique d'utilisation des ordinateurs.

    2. À aucun moment un employé de Stone Tile ne doit fournir son identifiant ou son mot de passe de messagerie à qui que ce soit, pas même à des membres de sa famille.

    3. Les employés et sous-traitants de Stone Tile disposant de privilèges d'accès à distance doivent s'assurer que leur ordinateur ou poste de travail personnel ou appartenant à Stone Tile, qui est connecté à distance au réseau d'entreprise de Stone Tile International, n'est connecté à aucun autre réseau en même temps, à l'exception des réseaux personnels qui sont sous le contrôle total de l'utilisateur.

    4. Les employés et les sous-traitants de Stone Tile disposant de privilèges d'accès à distance au réseau d'entreprise de Stone Tile International ne doivent pas utiliser de comptes de courrier électronique autres que ceux de Stone Tile (c'est-à-dire Hotmail, Yahoo, AOL) ou d'autres ressources externes pour mener à bien les affaires de Stone Tile, garantissant ainsi que les affaires officielles ne sont jamais confondues avec les affaires personnelles.

    5. Les routeurs des lignes RNIS dédiées configurées pour l'accès au réseau Stone Tile doivent répondre aux exigences minimales d'authentification CHAP.

    6. La reconfiguration de l'équipement d'un utilisateur à domicile en vue d'un split-tunnelling ou d'un dual homing n'est à aucun moment autorisée.

    7. Frame Relay doit satisfaire aux exigences minimales d'authentification des normes DLCI.

    8. Les configurations matérielles non standard et les configurations de sécurité pour l'accès au matériel doivent être approuvées par le service informatique.

    9. Tous les hôtes connectés aux réseaux internes de Stone Tile via des technologies d'accès à distance doivent utiliser le logiciel antivirus le plus récent, y compris les ordinateurs personnels. Les connexions de tiers doivent être conformes aux exigences énoncées dans l'accord avec les tiers.

    10. L'équipement personnel utilisé pour se connecter aux réseaux de Stone Tile doit répondre aux exigences de l'équipement appartenant à Stone Tile pour l'accès à distance.

    11. Les organisations ou les personnes qui souhaitent mettre en œuvre des solutions d'accès à distance non standard au réseau de production de Stone Tile doivent obtenir l'accord préalable de Netex.

  • Tout employé ayant enfreint cette politique peut faire l'objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu'au licenciement.

  • Modem câble

    Les câblo-opérateurs tels que Rogers fournissent un accès à l'internet par le biais du câble coaxial de la télévision par câble. Un modem câble accepte ce câble coaxial et peut recevoir des données de l'internet.

    Dual Homing (double localisation)

    Le fait de disposer d'une connectivité simultanée à plus d'un réseau à partir d'un ordinateur ou d'un appareil de réseau. Par exemple, être connecté au réseau de l'entreprise via une connexion Ethernet locale et se connecter à AOL ou à un autre fournisseur d'accès à Internet (FAI). Être sur un réseau domestique d'accès à distance fourni par Stone Tile et se connecter à un autre réseau, tel que l'accès à distance du conjoint.

    DSL

    La ligne d'abonné numérique (DSL) est une forme d'accès à l'internet à haut débit qui fait concurrence aux modems câbles. Le DSL fonctionne sur des lignes téléphoniques standard et prend en charge des vitesses de données de plus de 2 Mbps en aval (vers l'utilisateur) et des vitesses plus lentes en amont (vers l'Internet).

    Accès à distance

    Tout accès au réseau d'entreprise de Stone Tile International par le biais d'un réseau, d'un appareil ou d'un support non contrôlé par Stone Tile.

    Tunnelling fractionné

    Accès direct simultané à un réseau non Stone Tile (tel qu'Internet ou un réseau domestique) à partir d'un dispositif distant (PC, tablette, téléphone intelligent, etc.) tout en étant connecté au réseau d'entreprise de Stone Tile International par le biais d'un tunnel VPN. Le réseau privé virtuel (VPN) est une méthode d'accès à un réseau distant par le biais d'un tunnel sur Internet.

Utilisation du téléphone

Les téléphones et les systèmes de messagerie des postes de travail doivent être utilisés exclusivement à des fins commerciales et de façon professionnelle. Puisqu’ils sont distrayants aux opérations quotidiennes de l’entreprise, l’utilisation personnelle de téléphones cellulaires et de téléphones de bureau doit être limitée et seulement lors de circonstances exceptionnelles.

L’utilisation de téléphones cellulaires et d’appareils portables en conduisant et messagerie vocale

En raison de la nature de leur travail professionnel, plusieurs employés de Stone Tile (ventes, service à la clientèle, livraison, etc.) doivent fréquemment utiliser un téléphone cellulaire. L’utilisation d’un téléphone cellulaire ou d’un appareil portatif en conduisant doit être conforme au Code de la route de la province, du territoire, de l’état ou du pays où l’on opère le véhicule.

Ceci inclut notamment : le textage, naviguer internet, recevoir ou répondre aux courriels, vérifier la messagerie vocale ou toute autre tâche liée à votre poste, à l’entreprise, à nos clients et nos fournisseurs ; toute activité bénévole, réunion ou responsabilité civile à laquelle vous participez au nom de l’entreprise ; ou toute autre activité professionnelle qui n’est pas susmentionnée lors de l’utilisation d’un véhicule qui n’est pas équipé d’un système de téléphonie mains libres reconnu. 

Nous sommes conscients qu’il existe d’autres distractions lorsque l’on conduit ; toutefois, limiter l’utilisation d’appareils mobiles en conduisant est l’une des façons d’atténuer le risque d’accidents. Ainsi, vous devez immobiliser votre véhicule dans un endroit sûr afin d’utiliser votre cellulaire ou appareil semblable en toute sécurité.

Si vous possédez et utilisez un appareil mains libres, tel un casque d’écoute ou écouteurs Bluetooth ou un haut-parleur téléphonique dans votre véhicule, vous devez vous assurer que vous utilisez votre appareil mains libres en conformité avec les règles de la circulation routière appropriées. Nous vous encourageons aussi à modifier votre message vocal et votre message d’absence du bureau sur votre courriel avec un message du genre : « je suis présentement dans l’impossibilité de répondre au téléphone ou en train de conduire, je répondrai à votre appel dès que possible. » 

Cette politique s’applique à tous les employés Stone Tile, peu importe leur poste ou leur province d’emploi.

Confidentialité et non-divulgation

Sauf où requis par la loi, tous les employés doivent garder les renseignements relatifs aux affaires de Stone Tile confidentiels, en tout temps. Tous les renseignements confidentiels et exclusifs aux affaires de l’entreprise sont la propriété de Stone Tile et ne doivent être divulgués. Ceci inclut, sans s’y limiter :

·        Renseignements sur le personnel

·        Données financières

·        Listes de clients

·        Stratégies de marketing

·        Développement de produits

·        Pratiques d’affaires

·        Données commerciales sur la performance de l’entreprise

·        Prix ou listes de prix

Les renseignements confidentiels incluent toute l’information dont la nature est telle que Stone Tile considère confidentielle ou confidentielle au sein de l’industrie dans laquelle Stone Tile évolue, ou que l’entreprise est tenue de traiter de façon confidentielle.

La confidentialité s’étend également aux activités de ses employés dans les blogues ou sites de médias sociaux. L’utilisation de tels sites doit respecter les mêmes normes d’éthique que les employés sont tenus de respecter lorsqu’ils sont au travail. Il n’est pas acceptable de publier des renseignements confidentiels en ligne incluant, mais sans s’y limiter : des détails non publiés sur les employés de Stone Tile, des détails au sujet de projets en cours, le nom de nos clients, nos processus, des renseignements financiers, notre recherche et nos secrets commerciaux. Les employés qui publient des blogues doivent indiquer que les opinions exprimées sont les leurs et qu’elles ne représentent pas celles de Stone Tile et peuvent être tenus responsables d’avoir diffusé toute information qui est jugée confidentielle, diffamatoire ou obscène. N’oubliez pas que cette obligation se poursuit aussi longtemps que l’information est jugée confidentielle et/ou exclusive, même à la cessation de votre emploi.

Politique de protection de la vie privée

Stone Tile s’engage à protéger la vie privée de ses employés et de ses clients et à la confidentialité de ses renseignements commerciaux.

Responsabilités de Stone Tile

 La collecte et la divulgation de renseignements personnels est limitée exclusivement à ce qui est considéré nécessaire à des fins commerciales, tel que déterminé par Stone Tile. Stone Tile prend toutes les précautions raisonnables pour assurer que vos données personnelles sont protégées de perte, d’accès non autorisé, de modification ou de divulgation.

Parmi les mesures de protection des renseignements, notons :

·        La sécurité dans nos immeubles, comme des classeurs ou des armoires verrouillés ou supervisés

·        L’accès restreint aux dossiers électroniques des employés

·        L’utilisation d’outils de protection technologiques comme des mots de passe, des logiciels de sécurité et des protections pare-feu pour prévenir le piratage ou l’accès non autorisé aux ordinateurs

·        Les renseignements papiers sont transmis à l’aide d’enveloppes adressées et scellées ou dans des boîtes, par des fournisseurs fiables

·        Les renseignements électroniques sont transmis par une ligne directe numérisée

·        Mise en place de mots de passe internes et de mesures de sécurité

Les renseignements personnels ne seront pas collectés, utilisés ou divulgués pour des fins autres que celles communiquées aux employés à moins d’avoir obtenu une approbation préalable, sauf si la loi le permet. Lorsque des renseignements personnels sont requis, les employés seront avisés de la raison de la collecte des renseignements et leur autorisation sera obtenue avant la collecte et la publication de l’information. Les employés disposent aussi de moyens appropriés d’accéder à leurs renseignements personnels, sur demande, et de modifier tout renseignement incorrect.

Responsabilités de la direction

Dans l’exécution de leurs responsabilités quotidiennes, la direction est régulièrement exposée aux renseignements personnels des employés. La direction est responsable de protéger la confidentialité, la qualité et l’intégrité des renseignements personnels. La violation de la protection de la vie privée peut résulter en des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi. Stone Tile a mis en place des procédures pour assurer que tous les renseignements personnels sont sécurisés, peu importe le média employé. Ceci inclut des procédures définies pour accéder aux documents papiers d’employés, en plus de préserver la sécurité des renseignements contenus dans tous nos systèmes informatiques.

L’accès aux renseignements personnels ne sera uniquement fourni aux dirigeants que lorsqu’ils sont nécessaires à l’exécution de leurs tâches. Par exemple, au gestionnaire d’une employée, pour son perfectionnement professionnel, son évaluation du rendement, révision salariale, etc.  

Politique de surveillance électronique

Intention

Stone Tile International Inc. accorde une grande importance à la confiance, à la discrétion et à la transparence et estime que les employés méritent de savoir quand et comment leur travail est surveillé. L'objectif de cette politique est de répondre aux exigences ajoutées à la Loi de 2000 sur les normes d'emploi (LNE) pour les employeurs de l'Ontario qui emploient 25 personnes ou plus. Cette politique doit être utilisée en complément de la politique d'utilisation appropriée du courrier électronique, de la politique d'utilisation des téléphones portables et des ordinateurs de poche, de la politique d'utilisation des ordinateurs et de la politique d'accès à distance de l'entreprise, et vise à établir des lignes directrices pour les pratiques et les procédures de l'entreprise relatives à la surveillance électronique des employés.

Définitions

  • Surveillance électronique : Utilisation de moyens technologiques, électroniques ou numériques pour suivre, observer ou surveiller les actions d'une personne.

  • Informations personnelles : Toute information factuelle ou subjective concernant une personne identifiable.

Lignes directrices

Pratiques de surveillance électronique

Stone Tile International Inc. recueille des informations par le biais de la surveillance électronique pour diverses raisons, y compris la protection des intérêts juridiques et commerciaux de la société. La société surveillera électroniquement les activités et procédures suivantes :

  • Connexions de n'importe quel hôte au réseau de Stone Tile International Inc. Ceci afin de minimiser le nombre potentiel de dommages causés au réseau Stone Tile à la suite d'une utilisation non autorisée des ressources.

  • Les courriers électroniques sortants et entrants afin de s'assurer que des informations confidentielles ne sont pas envoyées à des tiers sans l'autorisation écrite préalable de Stone Tile International Inc. et de la direction de Stone Tile International Inc.

  • Les véhicules de la société avec l'utilisation de dispositifs d'enregistrement vidéo numérique (DVR) pour s'assurer que nos conducteurs respectent les normes de conduite conformément au Code de la route de la province, du territoire, de l'État ou du pays où le véhicule à moteur est utilisé.

Toute information recueillie par la surveillance électronique peut être utilisée dans le cadre de l'évaluation des employés ou de l'examen de décisions disciplinaires.

Afin de promouvoir l'impartialité et de s'assurer que toute information recueillie par le biais de la surveillance électronique est traitée de manière appropriée, Stone Tile International Inc. surveillera ces activités à cette fréquence :

  • Les connexions réseau seront contrôlées par intermittence lorsqu'une connexion externe est identifiée et les correctifs de sécurité seront mis à jour et appliqués tous les vendredis, samedis et dimanches.

  • L'utilisation du courrier électronique sera contrôlée lorsque le service informatique aura reçu une alerte concernant une faille dans la sécurité du courrier électronique.

  • Les habitudes de conduite seront contrôlées lorsque les dispositifs Samsara installés dans le véhicule déclencheront une alerte.

Vie privée et confidentialité

La surveillance de Stone Tile International Inc. vise à recueillir des informations liées à ses activités. Cependant, certaines informations collectées par la surveillance électronique peuvent être considérées comme des informations personnelles. Lorsque des informations personnelles sont sous le contrôle de Stone Tile International Inc., il est de la responsabilité de la société de les protéger.

Toutes les informations collectées par le biais de la surveillance électronique seront stockées et protégées en toute sécurité. Si des informations personnelles sont collectées, leur utilisation et leur divulgation seront limitées à l'objectif déclaré de leur collecte. L'entreprise respectera toutes les lois relatives à la protection de la vie privée et à la confidentialité qui s'appliquent à la collecte, à l'utilisation et à la divulgation des informations personnelles obtenues par le biais de la surveillance électronique.