CHAPITRE 8

Code de conduite

Règles de conduite au travail

Pour assurer le bon déroulement et offrir le meilleur environnement de travail possible, les employés sont tenus de respecter les règles de conduite qui protègent leurs meilleurs intérêts et la sécurité de tous les employés de l’entreprise. Il n’est pas possible d’énumérer toutes les formes de comportement qui sont considérées inacceptables en milieu de travail mais les infractions suivantes aux règles de conduite sont des exemples d’infractions qui mèneront à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi :

•             Vol, possession ou retrait inapproprié de biens

•             Falsification des feuilles de temps ou des rapports de dépenses

•             Travailler sous l’influence de l’alcool ou de drogues illicites

•             Possession, distribution, vente, transfert ou utilisation d’alcool ou de drogues illicites en milieu de travail, lorsque sur le lieu de travail ou lors de l’opération de véhicules ou d’équipement qui sont la propriété de l’entreprise

•             Batailles ou menaces de violence en milieu de travail

•             Possession de matériaux dangereux ou non autorisés, tels des explosifs ou armes à feu en milieu de travail

•             Violation des règlements de sécurité

•             Violation des politiques de l’entreprise

•             Harcèlement, intimidation, discrimination et/ou violence

•             Négligence

•             Insubordination

•             Utilisation inappropriée des véhicules de l’entreprise

•             Manque d’assiduité au travail et/ou retards persistants

Relations internes et sociales

Occasionnellement, il est possible que des relations sociales se développent en milieu de travail. Bien que tous les employés aient pleinement droit d’accepter de telles relations, ils ont aussi le droit de refuser. En conséquence, si vous ressentez une pression inopportune d’avoir une relation avec une personne qui est membre de la direction, un gestionnaire, un collègue, un représentant ou une personne externe à l’organisation avec laquelle vous faites affaire, nous vous encourageons à consulter la procédure contre le harcèlement, l’intimidation et la violence décrite plus haut.

Les employés qui ne respectent pas ces principes peuvent faire l’objet de mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’à la cessation d’emploi.

Politique contre le harcèlement, l’intimidation et la violence

Stone Tile s’engage à offrir un environnement de travail plaisant et sécuritaire. Tous les employés ont le droit de travailler dans un milieu de travail libre de toute forme de harcèlement, d’intimidation ou de violence. Notre but est de fournir un environnement de travail sécuritaire en éliminant les situations potentiellement dangereuses causées par la violence en milieu de travail. Nous croyons fermement que ce but est dans le meilleur intérêt de nos employés, nos clients et nos propriétaires.

Stone Tile ne tolère aucune forme de harcèlement, d’intimidation, de discrimination ou de comportement inacceptable en milieu de travail perpétré par ou contre les employés, les clients ou d’autres tierces parties. En cas d’incident violent ou de comportement inacceptable commis par un employé, Stone Tile imposera des mesures disciplinaires envers l’employé, pouvant aller jusqu’au licenciement motivé.

Stone Tile a adopté une politique de tolérance zéro pour la violence incluant, mais sans s’y limiter : les attaques physiques, la violence psychologique ou verbale, les agressions sexuelles, les dommages à la propriété, le sabotage ou le vol commis par les employés. Les employés qui se livrent à la violence en milieu de travail seront sujets à des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au licenciement motivé.  

Nous avons établi des procédures pour minimiser et prévenir la violence et les comportements inacceptables en milieu de travail et pour favoriser la santé et la sécurité des employés, des clients et des visiteurs dans toutes les succursales de Stone Tile.

  • Cette politique s’applique à tous les employés et visiteurs de Stone Tile. Elle s’applique aussi à tous les employés qui travaillent pour Stone Tile à l’extérieur de ses locaux.

  • •Le harcèlement en milieu de travail se présente sous forme de commentaires vexatoires ou de conduite contre une personne en milieu de travail dont l’auteur sait ou devrait raisonnablement savoir qu’ils sont importuns.

    •La violence en milieu de travail est la tentative d’utiliser ou l’usage de force physique par une personne contre une autre personne en milieu de travail qui cause ou pourrait leur causer des blessures physiques et inclut un incident dans lequel :

    a) un employé est menacé ou agressé sur le lieu de travail ou dans des circonstances dans lesquelles l’employé s’acquitte de ses obligations professionnelles ;

    (b) un client ou un visiteur dans notre milieu de travail est menacé ou agressé.

    (c) un employé menace ou agresse un client, un collègue ou une autre personne dans des circonstances où ces personnes s’acquittent de leurs obligations professionnelles ;

    •Le milieu de travail est défini comme la propriété immobilière de Stone Tile, ou à l’extérieur de celle-ci lorsque l’employé est engagé dans une activité liée au travail.

  • Des exemples de comportements interdits peuvent inclure des comportements physiquement ou psychologiquement agressants, incluant mais sans s’y limiter :

    • un comportement menaçant ou l’intimidation

    • des menaces de violence

    • un comportement intimidant qui cause la peur de violence physique chez la personne visée

    • des menaces verbales ou écrites

    • le harcèlement

    • des appels téléphoniques obscènes ou harcelants ou de la violence verbale

    • des attaques physiques, comme : coups de pieds, coups de poings, bousculades, bagarres, gifles, pincements, empoignements et morsures

    • porter ou brandir des armes, quelles qu’elles soient

    • lancer des objets vers une personne dans le but de les blesser ou de leur faire peur

    • destruction de la propriété de l’entreprise ou celle d’un collègue

    Des exemples de harcèlement sexuel et physique peuvent inclure, mais sans s’y limiter :

    • des commentaires ou des questions importunes au sujet de la vie sexuelle d’une personne

    • des blagues inappropriées de nature sexuelle

    • l’affichage de photos et d’objets sexuellement offensants

    • des commentaires ou des gestes suggestifs ou obscènes

    • des attouchements, des propositions ou des flirts à caractère sexuel inappropriés

    • des remarques dérogatoires adressées aux membres d’un sexe

    • des demandes de faveurs sexuelles

    • des attouchements sexuels, quels qu’ils soient

    • l’agression sexuelle

    • des tapotements, pincées ou attouchements importuns ou bloquer les mouvements normaux d’une autre personne

    Des exemples de harcèlement ethnique ou racial peuvent inclure, mais sans s’y limiter :

    • des remarques, des blagues ou des insinuations au sujet de l’origine raciale ou ethnique d’une personne

    • des injures de nature dérogatoire au sujet de la race ou de l’ethnie

    • l’affichage de photos racistes, dérogatoires ou offensantes.

    • refuser de travailler ou d’interagir avec un employé en raison de son origine raciale ou ethnique

    • télécharger ou diffuser des renseignements inappropriés sur internet.

  • Employés

    • Les employés sont responsables de signaler à leur superviseur tout harcèlement, intimidation et violence, risque potentiel de violence ou comportement inacceptable qu’ils vivent ou desquels ils sont témoins.

    • Les employés sont responsables de signaler tous les incidents de violence ou les situations où ces incidents ont été évités de justesse à leur superviseur en suivant les procédures établies dans cette politique.

    • Les employés sont tenus de participer à toute formation ou séance d’information fournie par l’entreprise dans le but de réduire le harcèlement, l’intimidation et la violence ou les risques de violence.

    • Les employés sont tenus de coopérer avec la politique, les enquêtes de l’entreprise ou d’autres autorités, tel que requis dans le cadre de toute enquête reliée à la violence en milieu de travail.

    Membres de la direction

    • La direction est responsable d’atténuer le risque de harcèlement, d’intimidation et de violence, lorsque raisonnablement possible.

    • Les membres de la direction sont responsables d’assurer que les employés sont formés pour :

    o reconnaître le harcèlement;

    o suivre les procédures et politiques élaborées pour atténuer le risque;

    o adresser les incidents de façon appropriée ; et

    o signaler et documenter de tels incidents.

    • La direction est responsable d’assurer qu’au moins une évaluation annuelle du risque est complétée à chaque succursale de Stone Tile. L’évaluation du risque sera présentée au Comité paritaire de santé et sécurité. Si l’évaluation décèle des risques, la direction collaborera avec le Comité paritaire de santé et sécurité ou avec les services de sécurité pour élaborer et mettre en œuvre une solution.

    Les superviseurs

    • Les superviseurs sont responsables d’évaluer le risque de harcèlement, d’intimidation et de violence envers les employés qu’ils supervisent, en atténuant ces risques lorsque nécessaire ou raisonnablement possible et en informant tout employé affecté d’un tel risque ou risque potentiel.

    • Les superviseurs sont responsables d’assurer que leurs employés sont formés pour :

    o identifier le potentiel de violence ;

    o suivre les procédures et les politiques élaborées pour atténuer le risque ;

    o réagir de façon appropriée à ces incidents ; et

    o signaler et documenter de tels incidents ;

    • Les superviseurs sont responsables d’effectuer le suivi et de signaler les risques de harcèlement, d’intimidation et de violence, les incidents de violence et les quasi-incidents au Comité paritaire de santé et sécurité et à la direction, selon les délais prescrits dans les procédures. Les superviseurs sont aussi responsables d’assurer que des soins médicaux appropriés sont prodigués à toute personne impliquée dans un incident et d’assurer la sécurité des employés avant de procéder à une enquête ou de produire des rapports sur l’incident.

    • Les superviseurs sont responsables de coopérer avec les politiques, les enquêteurs de l’entreprise ou d’autres autorités, tel que requis au cours de toute enquête reliée à la violence en milieu de travail.

  • Tous les employés sont responsables de connaître et de respecter les procédures qui sont en place afin de les protéger de la violence, du harcèlement et de l’intimidation en milieu de travail. Les employés doivent signaler tout incident de menaces de violence ou de violence, de harcèlement et d’intimidation en milieu de travail à leur gestionnaire ou au service des ressources humaines. Ceci inclut les situations de violence familiale qui peuvent exposer une personne à des blessures physiques en milieu de travail. Les employés ne seront jamais réprimandés ou pénalisés, de quelque façon que ce soit, lorsqu’ils agissent de bonne foi et portent plainte ou fournissent des informations au sujet d’une plainte ou d’un incident.

    Tous les employés doivent respecter cette politique et appuyer le programme. Si les employés ont des préoccupations au sujet de harcèlement, d’intimidation ou de discrimination, ils devraient prendre les mesures suivantes :

    • Communiquer immédiatement votre malaise ou votre désapprobation à l’harceleur ou l’harceleuse.

    • Signaler la plainte à la direction ou au service des ressources humaines.

    • Maintenir un dossier écrit de la nature du harcèlement allégué, incluant les dates, heures, témoins et description de l’incident.

    Si les employés ont des préoccupations au sujet de la violence, ils devraient prendre les mesures suivantes :

    • S’éloigner de la situation et se rendre dans un endroit sûr.

    • Aviser immédiatement la direction et les ressources humaines.

    • Composer le 911 si la direction ou les ressources humaines ne sont pas disponibles et que la situation l’exige.

    Stone Tile respectera toutes ses obligations concernant le dépôt de rapports en vertu de la Loi sur la santé et la sécurité au travail, incluant l’obligation de rapporter toute violence en milieu de travail. Pour les employés qui travaillent à l’extérieur de l’Ontario, veuillez vous référer à votre législation provinciale pertinente.

  • La direction et le service des ressources humaines s’engagent à procéder à une enquête dans le cadre de tous les incidents et les plaintes ou menaces de violence, d’intimidation et de harcèlement de façon équitable et en temps opportun, en respectant autant que possible la vie privée de toutes les parties concernées.

    Un incident ou une plainte de violence ou de harcèlement potentiel ou réel en milieu de travail sera examiné rapidement et impartialement. Bien que Stone Tile fasse tous les efforts pour maintenir autant que possible la confidentialité de l’incident ou de la plainte, il n’est pas toujours possible de le faire dans le cadre d’une enquête ou de la résolution d’un incident ou d’une plainte de violence ou de harcèlement actuel ou potentiel.

    L’enquête sera généralement menée par une équipe d’enquête, dont les membres seront nommés par la direction et le service des ressources humaines.

    L’incident ou la plainte sera enquêté de manière appropriée au contexte. Ceci peut inclure une enquête interne ou l’utilisation de ressources externes. Les enquêteurs peuvent mettre en œuvre certaines ou toutes les procédures suivantes, selon les circonstances :

    • Examiner les allégations

    • Mener des entrevues avec le plaignant ou la plaignante, les témoins potentiels, la ou les personnes qui font l’objet de la plainte et toute personne qui possède des renseignements pertinents

    • Recueillir et examiner la documentation

    • Examiner le lieu de travail ou les sites de l’incident

    Après avoir mené l’enquête, l’équipe d’enquête fera une évaluation objective pour déterminer si cette politique a été enfreinte. Les résultats de l’enquête seront divulgués à la personne qui a déposé la plainte et à celle qui fait l’objet de la plainte.

    Stone Tile peut réaffecter ou accorder un congé payé soit à la personne qui a déposé la plainte ou à celle qui fait l’objet de la plainte, ou aux deux, pendant l’enquête ou après que l’enquête soit complétée (ou en fonction des résultats).

  • Tous les employés qui sont reconnus avoir adopté un comportement interdit seront sujets à des mesures disciplinaires, pouvant aller jusqu’au licenciement motivé.

  • Stone Tile fournira de la formation et de l’éducation sur le contenu de cette politique et du programme de l’entreprise en ce qui concerne la violence et le harcèlement en milieu de travail.

Vol

Le vol à l’interne est une préoccupation sérieuse pour Stone Tile. Même s’il peut sembler insignifiant de prendre des biens qui appartiennent à l’entreprise ou de s’approprier du temps au cours des heures de travail à des fins personnelles, l’effet cumulatif peut s’avérer très coûteux.

Les pertes qui résultent de vols de biens et d’heures de travail affectent directement la capacité de Stone Tile d’augmenter les salaires et peuvent compromettre la rentabilité à long terme de l’entreprise. Stone Tile ne tolérera aucun vol de biens ou de temps, de quelque nature que ce soit. Toute utilisation non autorisée des services, des installations ou des heures de travail de Stone Tile ou l’utilisation des biens de l’entreprise à des fins personnelles est considérée du vol.

La liste non exhaustive suivante d’exemples illustre plusieurs activités qui sont inacceptables :

  • L’utilisation des heures de travail en dehors des pauses repas pour s’occuper d’affaires personnelles, comme faire des appels personnels, s’adonner à des activités qui ne sont pas reliées au travail sur l’internet et s’engager de façon excessive dans des conversations personnelles avec ses collègues.

  • Les ordinateurs de Stone Tile (les ordinateurs de bureau et les ordinateurs portables offerts pour travailler à distance) doivent être utilisés exclusivement à des fins d’affaires à moins d’avoir reçu la permission de la direction.

  • S’approprier les biens de l’entreprise. Aucun article acheté ou fourni par ou pour Stone Tile ne peut être sorti des locaux de l’entreprise sans l’autorisation expresse de votre superviseur immédiat ou de la haute direction. Ceci s’applique à tous les biens de l’entreprise, incluant mais sans s’y limiter : l’équipement et les fournitures de bureau, les échantillons de produits de fabrication, la machinerie, les outils, les ordinateurs, les cellulaires, etc.

  • Prendre les biens de vos collègues. Aucun article qui appartient à un autre employé ne peut être pris sans leur permission, sans exception.

Politique de discipline progressive

Stone Tile s’engage à résoudre les problèmes de rendement à l’aide de communication active et d’accompagnement. Toutefois, dans certains cas, les problèmes de performance ou autres inconduites seront adressés par une approche corrective et progressive.

Le processus de discipline progressive existe pour offrir des opportunités de rectifier les problèmes de performance et/ou adresser l’inconduite. Toutefois, il n’est pas garanti que les employés pourront progresser à travers chaque étape de la politique de discipline avant la cessation de leur emploi. Selon la nature ou la gravité des problèmes de rendement et/ou d’inconduite visés, Stone Tile peut opter de sauter ou de répéter des étapes du processus de discipline progressive et notamment, dans les cas graves d’inconduite peuvent passer au congédiement justifié de l’employé après un premier incident. Par exemple, même s’il ne s’agit pas d’une liste exhaustive, aucun avertissement ne sera donné dans le cas d’inconduite volontaire, de dommage à la propriété de Stone Tile, de vol ou de mise en danger d’autres employés. Ces violations résulteront en un congédiement justifié immédiat après avoir été examinées et discutées avec la haute direction.  

Les employés progresseront à travers le processus de discipline même si la nature de l’inconduite est différente. Par exemple, une employée peut recevoir un avertissement verbal pour insubordination. La prochaine étape du processus sera un avertissement écrit, même si la seconde incidence d’inconduite n’implique pas d’insubordination.

Bien que la cohérence soit importante dans la gestion de ces incidences, les décisions doivent parfois être prises au cas par cas. Le processus d’actions correctives n’est pas linéaire. Selon la gravité de la situation, les mesures correctives peuvent être entamées à l’une ou l’autre des étapes et les étapes peuvent être répétées, selon les circonstances. Il n’existe pas d’échéance prédéterminée pour compléter le processus.

Le processus de mesures correctives consiste d’étapes graduelles avant le congédiement justifié. À chaque étape, les questions suivantes seront abordées avec l’employé, en présence d’un membre des ressources humaines :

•             le comportement non satisfaisant (rendement, conduite ou assiduité) ;

•             l’impact du comportement non satisfaisant ;

•             la perspective des événements selon l’employé ;

•             la norme de conduite attendue ; et

•             les mesures requises, incluant un échéancier, pour que le comportement soit rectifié et réponde aux normes attendues.

  • Discussion notée par le gestionnaire qui sera ajoutée au dossier de l’employé.

    Le rôle du gestionnaire pendant la discussion d’avertissement verbal avec l’employé est :

    • d’informer l’employé que la discussion constitue la première étape de la politique de discipline progressive ;

    • d’assurer que les points de discussion énumérés plus haut sont adressés ;

    • d’assurer que l’employé a l’opportunité d’y répondre verbalement ; et

    • À la suite de la conversation, compléter un rapport des événements qui sera inclus au dossier de l’employé.

  • Un avertissement écrit plus spécifique et détaillé, incluant les conséquences des actes de l’employé, qui sera ajouté au dossier de l’employé.

    Avant la discussion, le gestionnaire enquêtera la situation, incluant les explications de l’employé dans le cadre du comportement identifié. Pendant la discussion, le gestionnaire :

    • se référera au dossier disciplinaire préalable, s’il en existe un ;

    • informera l’employé que la discussion constitue la deuxième étape de la politique de discipline progressive ;

    • assurera que les points de discussion énumérés plus haut sont adressés ;

    • assurera que l’employé ait l’opportunité d’y répondre verbalement ; et

    • soulignera le fait que l’employé peut être assujetti à des mesures correctives supplémentaires, pouvant aller jusqu’au congédiement justifié si le comportement n’est pas rectifié.

    À la suite de la conversation, le gestionnaire complétera un rapport des événements dans une lettre qui sera incluse au dossier de l’employé (un « avis écrit »). L’employé recevra une copie de l’avis écrit, une seconde copie sera incluse au dossier de l’employé.

  • Mise à pied sans solde ; donnée par le gestionnaire en consultation avec le service des ressources humaines qui dure généralement de 1 à 3 jours. La mise est pied est jugée sérieuse et sera expliquée en détail, en soulignant les avertissements et les infractions. Dans certaines circonstances, l’emploi peut être résilié sans avoir imposé de mise à pied.

    La mise à pied est la troisième discussion formelle. La discussion doit inclure l’employé, son gestionnaire et le service des ressources humaines.

    Avant la rencontre, le gestionnaire de l’employé obtiendra des conseils et une approbation des ressources humaines. Le gestionnaire enquêtera la situation, incluant les explications de l’employé dans le cadre du comportement identifié.

    Pendant la discussion, le gestionnaire :

    • se référera au dossier disciplinaire préalable et aux avertissements écrits, s’il y a lieu ;

    • informera l’employé que la discussion déclenche une mise à pied, la troisième étape de la politique de discipline progressive ;

    • assurera que les points de discussion énumérés plus haut sont adressés ;

    • assurera que l’employé ait l’opportunité d’y répondre verbalement ;

    • soulignera le fait que le service des ressources humaines est directement impliqué ;

    • signalera la gravité de la situation et que l’incapacité de changer mènera à un congédiement justifié ;

    • fournira deux copies de l’avis écrit à l’employé.

    • expliquera à l’employé qu’il doit signer et retourner une copie de l’avis écrit ; et

    • expliquera à l’employé qu’il doit rédiger une lettre de réengagement à la résolution du problème adressée à son gestionnaire.

    Pendant la discussion, le gestionnaire indiquera à l’employé la date à laquelle il pourra réintégrer le travail. Le gestionnaire peut déterminer que l’employé demeurera au travail (une « mise à pied au travail »), effectuant un retour à ses fonctions une fois sa lettre de réengagement complétée. Si l’employé est renvoyé à la maison pour la durée de sa mise à pied, il devra rédiger sa lettre de réengagement à la maison.

    L’employé doit fournir son avertissement écrit signé et une lettre de réengagement avant de réintégrer le travail. Ces documents seront inclus au dossier de l’employé. Le refus de signer l’avertissement écrit et/ou la lettre de réengagement sera notée au dossier de l’employé.

  • Lorsque les mesures correctives préalables n’ont pas eu l’effet escompté ou, dans le cas d’inconduite grave, le congédiement justifié peut s’avérer nécessaire.

    Les mesures disciplinaires énumérées plus haut peuvent être imposées par le gestionnaire d’un employé pour tout acte d’inconduite ; violation des normes d’emploi ; ou autres actes ou inactions qui ne sont pas dans le meilleur intérêt de Stone Tile ou d’autres parties prenantes. Les gestionnaires et Stone Tile s’engagent de fournir un soutien raisonnable, un accompagnement et des opportunités à leurs employés dans le cadre des mesures correctives, où ultimement, les employés sont responsables de leur amélioration.

Démission volontaire

Dans la pratique professionnelle, il est attendu que les employés donnent un préavis écrit de deux semaines lorsqu’ils démissionnent. Cette lettre de démission doit être envoyée au gestionnaire et une copie doit être fournie aux ressources humaines. 

Le service des ressources humaines proposera un entretien de départ au cours de la dernière semaine d’emploi pour les employés qui quittent volontairement l’entreprise ou qui partent à la retraite. Les employés qui quittent leur emploi avec Stone Tile sont responsables de rendre tout l’équipement, les uniformes, les listes de clients, les fichiers ou autres biens qui appartiennent à Stone Tile ou sont fournis par l’entreprise qu’ils ont en leur possession à un membre de la direction ou des ressources humaines lors de leur dernière journée de travail, ou avant.

Par courtoisie envers Stone Tile, les employés doivent faire le ménage de leur bureau et organiser leurs papiers commerciaux de façon ordonnée, afin que l’espace soit en état convenable pour la prochaine personne qui l’occupera.